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Con más de un siglo de proporcionar cualificaciones relevantes para las empresas, la ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) es el organismo mundial de contables profesionales. Ofreciendo soporte a una amplia gama de 178.000 miembros y 455.000 estudiantes en 181 países, la ACCA ofrece la aplicación, la capacidad y la ambición a aquellos que buscan una carrera gratificante de contabilidad, finanzas y administración.

Sin esperanzas a la vista para Oracle 11i

No ajena a la importancia de la integridad de los datos, la ACCA se encuentra, en cierto modo, en una sobrecarga de datos tras la actualización de su ERP. Habiendo implementado Oracle E-Business Suite en 2005, la ACCA luchó para satisfacer las necesidades de las empresas debido a la gran falta de capacidades de realización de informes de 11i. Este fue un desafío no solo en el departamento de finanzas, sino que también para este, con el fin de proporcionar informes específicos mensuales de alta calidad a la organización completa. Este desafío fue más duro para el equipo de TI y el contable de sistemas financieros.

"Oracle está siendo lento en ofrecer la respuesta 'real'. Para intentar y obtener una respuesta real hemos tenido que ejecutar un número de diferentes extracciones, subir los datos al Excel, jugar con pivotes y desarrollar macros. Poder responder a las preguntas de nuestros responsables de presupuestos fue un proceso increíblemente exhaustivo para los contables de gestión", Paul Slowey, contable de sistemas financieros, ACCA.

Si los problemas de las funcionalidades básicas no fueron suficientes, el departamento de finanzas no pudo ejecutar informes personalizados en un periodo de tiempo razonable. Las solicitudes de los equipos de finanzas y servicio al cliente requerían ayuda de Paul o de TI para reunir información. En promedio, estas solicitudes de TI exhaustivas podían tardar un mes en completarse. Mientras que el departamento de TI tenía tiempo de sus pruebas de desarrollo, el departamento de finanzas se enfrentaba a una limitación de funcionalidades y a la poca agilidad y flexibilidad de su proceso actual; realizar informes de final de mes y final de trimestre representa un desafío importante.

Una necesidad existente de datos REALES en tiempo real

Como la necesidad de informes precisos en tiempo real aumentó, el desafío de la ACCA creció. Los informes de Oracle "en tiempo real" solamente permitían el acceso a una base de datos de solo lectura que se actualizaba cada 24 horas. En el caso de la realización de informes transaccional en línea, era difícil ejecutar informes específicos para consultas de nivel ejecutivo. Se utilizaba una combinación de informes de GL Wand y extracciones de SQL Developer, así como algunos informes de Oracle y FSG, pero se consideraban demasiado restrictivos. La ACCA estaba lista para realizar estos grandes cambios.

La estrategia progresista alinea los sistemas para el éxito

Con su estrategia de 2020, la ACCA deseaba transformar radicalmente sus objetivos empresariales con un enfoque más progresista. La adopción de más soluciones centradas en los clientes, el aumento del rendimiento del personal y el logro de la excelencia operativa pasaron de ser aspiraciones a ser una parte fundamental del plan de la ACCA. Una vez que la ACCA estableció su estrategia, solo tenía sentido reflejar el enfoque en todas las decisiones empresariales, incluidas aquellas relacionadas con la arquitectura o el software de soporte de su empresa.

En el verdadero estilo de la contabilidad, la ACCA adoptó un enfoque sistemático para encontrar una solución alternativa. Evaluó tres soluciones de proveedores (GL Wand, Oracle SQL Developer y Hubble), cada uno puntuado según las categorías: seguridad, fiabilidad e integridad, funciones de desglose, flexibilidad, GUI y solo lectura. El contable de sistemas financieros de la ACCA, Paul Slowey, sospechaba que Hubble era el tipo de producto necesario para la ACCA y estaba contento por convencer a todos los que se sentaron a ver la demostración.

"Antes de comprarlo, sabíamos que Hubble se había probado y demostrado. Realizamos una evaluación y valoración de POC (prueba de concepto) con nuestros propios datos y los resultados nos hicieron confiar en la solución. Alcanzamos el 100 % de los objetivos de funcionamiento y el 94 % de los objetivos de aspiración que definimos para este ejercicio", Paul Slowey, contable de sistemas financieros, ACCA. 

Obtención de resultados desde el primer día

En diciembre de 2014, la ACCA oficializó el uso de Hubble y empezó a trabajar duramente. Sin la necesidad de instalar ningún hardware, Paul y sus equipos empezaron a utilizar el software en cuestión de días. En sus propias palabras, "Los beneficios fueron inmediatos y la solución demostró rápidamente su fiabilidad", Paul Slowey.

Tras la implementación, la ACCA experimentó un ahorro de tiempo del 80 % al crear informes y un tiempo de reconciliación reducido de medio día a, aproximadamente, media hora. Los procesos diarios de los equipos de finanzas se actualizaron mediante la capacidad de: crear jerarquías personalizadas, crear plantillas personalizadas con tablas y permitir cálculos para ciertos módulos que se han puesto a disposición de todo el mundo.

Las capacidades de navegación de tres formas de Hubble permitieron un acceso completo a los módulos financieros de Oracle sin problemas de seguridad. Los usuarios de ACCA Finance huyeron y la TI, finalmente, se liberó. "Nunca he visto tantas sonrisas exageradas. Los hombres mayores me dieron un abrazo. A los directores financieros también les encantó, a menudo, oyes comentarios de encanto y sorpresa "es genial, tienes que probar esto y eso", Paul Slowey.

La capacidad de Hubble para facultar a los usuarios finales se convirtió en un beneficio innegable. Paul dijo "La rápida reconciliación y validación de datos de Hubble fue impresionante y algo que, como contables de gestión, nunca habíamos tenido antes. Hubo tal satisfacción en, simplemente, proporcionarles su información de finanzas (es su información, permitámosles usarla)". Los usuarios, finalmente, se interesaron y pudieron examinar los datos en tiempo real cuando quisieron y como quisieron: se había logrado la flexibilidad y la agilidad. Una gran victoria para Paul, el departamento de finanzas y el departamento de TI y un buen trabajo por parte del equipo de Hubble.

"Con un software de calidad necesita personal de calidad y el equipo de Hubble cuenta con ambos elementos. El equipo de insightsoftware.com es una verdadera ventaja. Desde el primer día he pensado que la "familia" de Hubble es muy profesional, experta y, extremadamente, accesible y agradable", Paul Slowey, contable de sistemas financieros, ACCA.

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