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Depuis plus d’un siècle, l’ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) propose des qualifications adaptées aux entreprises et s’adresse aux comptables professionnels à l’échelle mondiale. L’ACCA propose un soutien diversifié à ses 178 000 membres et à 455 000 étudiants répartis dans 181 pays, pour offrir des perspectives, des capacités et une ambition à ceux qui recherchent une carrière enrichissante dans les domaines de la comptabilité, de la finance et de la gestion.

Pas d’espoir en vue pour Oracle 11i

L’ACCA connaît bien l’importance de l’intégrité des données, et a subi une certaine surcharge de données après la mise à niveau de sa solution ERP. L’association a implémenté Oracle E-Business Suite en 2005, mais a rencontré beaucoup de difficultés pour répondre à ses besoins métier, en raison des graves lacunes de la version 11i en matière d’élaboration d'états. Cela constituait un défi non seulement au sein du service financier, mais aussi pour que ce dernier assure chaque mois l’élaboration d'états ad hoc de haute qualité pour l’ensemble de l’organisation. Ce problème affectait tout particulièrement le comptable des systèmes financiers et l’équipe informatique.

« Oracle n’est pas en mesure d’offrir rapidement une réponse “réelle”. Pour essayer d’obtenir une réponse “réelle”, nous devions exécuter un certain nombre d'extractions différentes, charger les données dans Excel, appliquer des pivots et développer des macros. Pour nos comptables en gestion, le fait de répondre aux questions posées par les responsables de notre budget constituait un processus incroyablement pénible. » - Paul Slowey, comptable des systèmes financiers, ACCA

Outre les problèmes de fonctionnalité de base, le service financier n’était pas en mesure d’exécuter des rapports personnalisés dans des délais raisonnables. Paul Slowey ou le service informatique devaient intervenir pour réunir les informations requises dans le cadre des demandes de l’équipe financière et du service clients. En moyenne, le traitement de ces demandes informatiques approfondies pouvait nécessiter jusqu’à un mois. L’équipe informatique avait moins de temps à consacrer aux tests de développement, tandis que le service financier ne disposait que d’une fonctionnalité limitée en matière d’analyse descendante, tout en étant privé d’agilité et de souplesse dans ses processus en cours. L’élaboration d'états en fin de mois ou de trimestre représentait donc un véritable défi.

Une réelle nécessité de données VRAIMENT en temps réel

Plus l’ACCA avait besoin d’états exacts en temps réel, plus ses défis devenaient difficiles à relever. L’élaboration d'états en « temps réel » proposée par Oracle n’offrait que l’accès à une base de données en lecture seulement, actualisée toutes les 24 heures. Pour l’élaboration d'états transactionnels en ligne, il était difficile d’exécuter des rapports ad-hoc pour les consultations au niveau des cadres. L’ACCA utilisait une combinaison de rapports GL Wand et d’extractions SQL Developer, ainsi que certains états et FSG Oracle, qui étaient largement considérés comme trop restrictifs. L’association était prête à adopter de grands changements.

Pour assurer la réussite, une stratégie novatrice aligne les systèmes

Avec la mise en place de sa stratégie pour 2020, l’ACCA a souhaité transformer radicalement ses objectifs d’entreprise grâce à une approche plus tournée vers l’avenir. L’adoption accrue de solutions axées sur les clients, l’optimisation des performances des collaborateurs et l’excellence opérationnelle n’étaient plus de vagues objectifs : elles faisaient maintenant partie intégrante des projets de l’ACCA. Une fois la stratégie de l’ACCA établie, il était logique de refléter cette approche dans toutes ses décisions métier, y compris celles liées à son architecture d’entreprise et aux logiciels sur lesquels elle s’appuie.

D’une façon typiquement comptable, l’ACCA a adopté une approche systématique pour trouver une solution alternative. Elle a évalué les solutions de trois fournisseurs, GL Wand, Oracle SQL Developer et Hubble, selon les critères suivants : sécurité, fiabilité/intégrité, fonctionnalité d’analyse descendante, souplesse, interface utilisateur et options en lecture seulement. Paul Slowey, le comptable des systèmes financiers de l’ACCA, pensait qu’Hubble était le type de produit dont l’association avait besoin. Il se réjouissait d'obtenir l'adhésion de toutes les personnes assistant aux démos.

« Avant de l’acheter, nous savions qu’Hubble était un produit testé et éprouvé. Nous avons effectué une évaluation pour validation de principe avec nos propres données. Et, au vu des résultats, cette solution nous a semblé vraiment digne de confiance. Nous avons atteint 100 % des objectifs fonctionnels et 94 % des résultats souhaités mais facultatifs que nous avions définis pour cet exercice. » - Paul Slowey, comptable des systèmes financiers, ACCA

Obtention de résultats dès le premier jour

En décembre 2014, l’ACCA a officialisé son choix d’Hubble et l’a immédiatement mis à exécution. Aucune installation de matériel n’était nécessaire. Il a donc suffit de quelques jours à M. Slowey et ses équipes pour commencer à utiliser le logiciel. Selon ses propres mots : « Pour nous, les avantages ont été immédiats, et la solution a rapidement prouvé sa fiabilité. » - Paul Slowey

Après l’implémentation, l’ACCA a constaté un gain de temps de 80 % lors de la création d’états. Par ailleurs, les délais de rapprochement sont passés d’une demi-journée à environ une demi-heure. Les processus quotidiens des équipes financières ont bénéficié d’un nouveau souffle grâce à la capacité de créer des hiérarchies personnalisées, d’établir des modèles personnalisés avec des tables et de permettre des calculs pour certains modules, rendus accessibles à tous.

Les capacités d’analyse descendante à trois niveaux offertes par Hubble ont permis un accès complet aux modules financiers d’Oracle, sans aucun problème de sécurité. Les utilisateurs financiers de l’ACCA étaient enchantés et, pour l’équipe informatique, c’était également une libération. « Je n’avais jamais vu autant de grands sourires. De grands gaillards me serraient dans leurs bras. Les responsables financiers sont aussi séduits. Il est fréquent de les entendre dire, “c’est génial, tu dois essayer ceci ou cela”, aussi surpris que ravis » – Paul Slowey

La capacité d’Hubble à mettre tous les atouts du côté des utilisateurs est devenue un avantage indéniable. M. Slowey a déclaré : « La rapidité du rapprochement et de la validation des données que nous offre Hubble est fantastique. C’est quelque chose dont nous n’avons jamais bénéficié en tant que comptables en gestion. C’était une telle satisfaction de simplement permettre aux membres du service financier d'accéder aux informations par eux-mêmes. Ce sont leurs informations, ils doivent pouvoir les utiliser ! » Les utilisateurs pouvaient enfin répondre à leurs propres besoins et interroger des données réelles à leur guise. La souplesse et l’agilité étaient également assurées. Grâce à l’efficacité de l’équipe Hubble, tout le monde est gagnant : Paul Slowey, le service financier et l’équipe informatique.

« Avec un logiciel de qualité, il faut des personnes de grande valeur, et l’équipe Hubble répond haut la main à ces deux critères. L’équipe d’insightsoftware.com est un vrai atout. Dès le premier jour, j’ai trouvé la “famille” d’Hubble très professionnelle, compétente et extrêmement accessible et amicale. »- Paul Slowey, comptable des systèmes financiers, ACCA

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