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ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) rilascia da più di un secolo certificazioni relative alle tematiche aziendali ed è considerata l'organizzazione mondiale dei dottori commercialisti. Formata da un insieme estremamente diversificato di 178.000 membri e 455.000 studenti in 181 paesi, ACCA fornisce impegno, capacità e ambizione a coloro che desiderano una carriera di successo nel campo della contabilità, della finanza e della gestione.

Nessuna prospettiva per Oracle 11i

Consapevole dell'importanza dell'integrità dei dati, dopo l'aggiornamento del sistema ERP ACCA ha dovuto affrontare una sorta di sovraccarico di informazioni. L'associazione aveva implementato Oracle E-Business Suite nel 2005 e, ha causa delle gravi carenze di 11i in materia di reportistica, faticava a soddisfare le proprie esigenze aziendali. Il problema non si limitava al funzionamento interno del reparto Gestione finanziaria, ma impediva a tale reparto di fornire report mensili e ad-hoc di qualità all'intera organizzazione. Il problema era particolarmente sentito dai team Finance Systems Accountant e IT.

"Oracle impiega troppo tempo a fornire risposte concrete. Per ottenere una risposta utile, dovremmo generare una serie di rendiconti diversi, caricare i dati in Excel e quindi utilizzare tabelle pivot e sviluppare macro. Per rispondere alle domande dei responsabili dei budget, i nostri Management Accountant dovevano seguire un processo estremamente complicato." - Paul Slowey, Financial Systems Accountant, ACCA

In aggiunta ai problemi con le funzionalità di base, il reparto Gestione finanziaria non riusciva a eseguire report personalizzati in tempi ragionevoli. Per soddisfare le richieste dei team di Gestione finanziaria e Assistenza clienti occorreva un intervento di Paul o del reparto IT per raccogliere le informazioni necessarie. Per soddisfare queste complicate richieste IT occorreva mediamente un mese intero. E mentre il reparto IT sottraeva tempo prezioso ai test di sviluppo, il reparto Gestione finanziaria doveva accontentarsi di funzionalità di drill-down estremamente limitate e processi completamente privi di agilità e flessibilità, che trasformavano la generazione dei report di fine mese e fine trimestre in una vera e propria impresa.

Un'esigenza concreta di dati veramente in tempo reale

Con la crescente esigenza di generare report accurati in tempo reale, sono aumentate anche le difficoltà di ACCA. I report in tempo reale di Oracle si limitavano a consentire l'accesso a un database in sola lettura che veniva aggiornato ogni 24 ore. Per quanto riguarda i report sulle transazioni online, era difficile eseguire report ad-hoc per rispondere alle domande dei dirigenti. Veniva utilizzata una combinazione di report di GL Wand e rendiconti generati da SQL Developer, oltre ad alcuni report Oracle e FSG, che tutti consideravano veramente troppo limitati. Per ACCA era arrivato il momento di cambiare.

Una strategia lungimirante allinea i sistemi per garantire il successo

Dopo aver delineato la strategia fino al 2020, ACCA desiderava trasformare radicalmente i propri obiettivi di business adottando un approccio più lungimirante. L'adozione di ulteriori soluzioni incentrate sui clienti, l'utilizzo di personale altamente efficiente e il raggiungimento dell'eccellenza operativa si sono trasformati da semplici aspirazioni in una parte integrante del piano di ACCA. Una volta definita la strategia, ACCA desiderava applicare lo stesso approccio a tutte le decisioni di business, incluse quelle relative all'architettura aziendale e al software di supporto.

In linea con la sua mentalità contabile, ACCA ha cominciato a cercare una soluzione alternativa adottando un approccio sistematico. A tale scopo ha valutato 3 soluzioni, ovvero GL Wand, Oracle SQL Developer e Hubble, assegnando a ciascuna un punteggio per le categorie seguenti: Sicurezza, Affidabilità/Integrità, Funzionalità di drill-down, Flessibilità, Interfaccia utente grafica e Sola lettura. Paul Slowey, Financial Systems Accountant di ACCA, ha intuito che Hubble era esattamente il tipo di prodotto che stava cercando ed è stato felice di ottenere il consenso unanime di tutti i partecipanti alle demo.

"Prima dell'acquisto sapevamo che Hubble era stato testato e collaudato. Abbiamo effettuato un test di funzionalità (POC, Proof Of Concept) per valutare il prodotto con i nostri dati interni e i risultati ci hanno convinto della validità della soluzione. Abbiamo raggiunto il 100% degli obiettivi funzionali e il 94% degli obiettivi aspirazionali prefissati per la valutazione." - Paul Slowey, Financial Systems Accountant, ACCA

Risultati positivi fin dal primo giorno

Nel dicembre 2014 ACCA ha ufficializzato l'adozione di Hubble, che si è rivelata una scelta vincente. Senza installare alcun componente hardware, Paul e i suoi team hanno iniziato a utilizzare il software nell'arco di pochi giorni. "Abbiamo ottenuto vantaggi immediati e la soluzione ha dimostrato ben presto la sua affidabilità"- Paul Slowey

Dopo l'implementazione, ACCA ha ottenuto un risparmio dell'80% sui tempi di creazione dei report e ridotto le tempistiche di riconciliazione da mezza giornata a circa un'ora. La possibilità di creare gerarchie personalizzate, realizzare modelli personalizzati con tabelle e consentire il calcolo per determinati moduli accessibili a tutti ha permesso di svecchiare le procedure quotidiane dei team di Gestione finanziaria.

Le funzionalità di drill-down a tre vie di Hubble hanno consentito l'accesso completo ai moduli finanziari di Oracle, senza creare problemi di sicurezza. Gli utenti del reparto Gestione finanziaria di ACCA sono rimasti sbalorditi e il personale IT ora è finalmente libero. "Non avevo mai visto tante facce sorridenti. Uomini adulti che mi abbracciavano. La soluzione piace anche ai responsabili del reparto Gestione finanziaria, a cui sento spesso dire con un misto di sorpresa e soddisfazione 'è fantastico, devi assolutamente provare questo e quello'" - Paul Slowey

Le possibilità offerte da Hubble agli utenti finali costituiscono un vantaggio innegabile. Secondo Paul "Le funzioni di riconciliazione rapida e convalida dei dati offerte da Hubble erano straordinarie e costituivano una novità assoluta per noi Management Accountant. La semplice fornitura dei dati di Gestione finanziaria al reparto stesso è stata una soddisfazione enorme. Finalmente gli addetti al reparto potevano usare i loro stessi dati!" Gli utenti potevano finalmente trovare le informazioni da soli e interrogare i dati in tempo reale, con le modalità e nei momenti che preferivano, grazie a una soluzione agile e flessibile. Un enorme successo per Paul, per il reparto Gestione finanziaria e per il reparto IT, e un ottimo lavoro da parte del team Hubble.

"Per un software di qualità serve personale di qualità, e il team Hubble è pieno di talenti. Il team di insightsoftware.com è una vera e propria risorsa. Fin dal primo giorno abbiamo notato che la 'famiglia' Hubble è molto professionale, competente ed estremamente cordiale e disponibile."- Paul Slowey, Financial Systems Accountant, ACCA

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